Bonnes pratiques¶

Architecture documentaire recommandée¶

graph TD
    subgraph "Accès restreint — Groupe : Direction"
        A["📁 Ressources Humaines"]
        A --> A1["📂 Fiches de poste"]
        A --> A2["📂 Contrats types"]
        B["📁 Financier"]
        B --> B1["📂 Budgets prévisionnels"]
        B --> B2["📂 Bilans annuels"]
    end

    subgraph "Accès multi-groupes — Direction + Qualité"
        C["📁 Qualité"]
        C --> C1["📂 Procédures internes"]
        C --> C2["📂 Audits"]
    end

    subgraph "Public — Accès libre"
        D["📁 Communication"]
        D --> D1["📂 Plaquettes"]
        D --> D2["📂 Supports de réunion"]
    end

    style A fill:#5BAA8C,color:#fff
    style B fill:#5BAA8C,color:#fff
    style C fill:#4CBDC3,color:#fff
    style D fill:#8DC96E,color:#fff

Nommage des documents¶

Adoptez une convention cohérente :

[Année] [Thème] [Version].pdf
2025 Bilan financier v2.pdf
2026 Fiche de poste Conseiller emploi.pdf

Principe du moindre privilège¶

Règle d'or

Donnez accès uniquement à ce dont les utilisateurs ont besoin. Il est plus facile d'élargir les accès que de les restreindre après coup.

Audit et maintenance¶

gantt
    title Cycle de maintenance de la médiathèque
    dateFormat MM
    section Mensuel
    Vérifier documents sans catégorie  : 01, 1M
    section Trimestriel
    Revoir les membres des groupes     : 01, 3M
    section Annuel
    Archiver les documents obsolètes   : 01, 1M
    Audit complet des droits d'accès   : 02, 1M

Dépannage rapide¶

Problème	Solution
Un utilisateur ne voit pas un document	Vérifier son groupe → groupe de la catégorie → groupe du document
Un document n'apparaît pas	Vérifier que le fichier est attaché et que la catégorie existe
Une sous-catégorie n'apparaît pas dans le filtre	Vérifier que la catégorie racine est accessible à l'utilisateur
Impossible de supprimer une catégorie	Réassigner les documents qu'elle contient

Documents sensibles

Pour les documents contenant des données personnelles :

Définissez toujours des Groupes autorisés sur la catégorie racine.
Ne cochez jamais Public pour ces documents.
Vérifiez régulièrement les membres des groupes concernés.